办公室处在承上启下、联系左右、沟通内外的中心位置，是学院的信息中心、参谋中心、服务中心，在为领导和各部门提供服务、保证机关工作正常运转方面，发挥着重要的作用。2008年，在学院党委、行政的正确领导和院长、书记的直接指挥下，我们围绕学院的中心工作，按照办公室的工作特点和工作内容，进一步强化内部职能，加强作风建设和组织协调，发挥了应有的组织、协调和服务职能。办公室全体工作人员以“运转有序、协调有力、督办有效、服务到位”为目标，在各自的岗位勤勤恳恳、兢兢业业，做了大量卓有成效的工作，现将2008年的工作情况和2009年的工作要点简要汇报如下：

2008年工作回顾

一、充分发挥办公室的职能，为学院中心工作服务

（一）在参与政务方面。我们主要围绕学院的中心工作、重点工作认真调研，积极参与。比如：承担了“2008全省高等校档案工作会”的筹备、组织工作，起草领导讲话，收发邀请函，圆满完成了大会任务。积极参与学院毕业典礼、毕业生就业洽谈会、开学典礼、学生工作会、优秀学生表彰大会等会议的筹备组职工作，起草领导讲话；在科研管理、行政管理、教学管理、党建和思想政治工作等方面出台的各项决定和意见。2008年由办公室牵头组织，先后在全院开展了救助冰雪灾区捐款活动和向四川灾区人民献爱心捐款活动。参与了辅导员优秀周记评选。总之，学院的各项大事和重点工作，我们办公室都力所能及的发挥了参与政务的作用。

（二）在管理事务方面。全年迎接了20余个检查团组，包括来校视察省教育厅领导、省考试中心检查组，教学方面的省级级精品课程考察评估、临床技能中心省级临床教学示范中心验收，以及安全保卫、国防教育、税收物价检查、财务审计等等。特别是先后接待参加2008全省高等校档案工作会的85位代表，参加教育部“十一五”国家规划教材《人体解剖学》和《基础化学》编写会全国知名大学的专家47人，山西省优秀大学生村干部事迹巡回报告团，山西省歌舞剧院交响乐团。此外，较好地处理了公共关系，如市里组织的面向学生的座谈会，城区政府、市教育局、卫生局、和平社区交办的公益性事务，街道政府日常安排的具体工作，我们都给予了配合，并进行了落实。

（三）在搞好服务方面。一是为校外来宾安排吃住行，准备文字材料的，布置会场环境；二是为全院各部门、各单位提供工作服务，如会议通知、会场布置、文字材料的起草和修改、打印、复印，以及车辆服务和相关客人的迎来送往等；三是为全院教职工开具各种证明、介绍信，接待教职工的来信来访等。四是为学生出具学生证件、身份证明、出国留学及就业的有关手续，办理来信来访等。五是为学院领导提供工作环境清理、车辆服务、客人接待等方面服务。在这些具体服务中，我们做到了尽心尽力，也得到了绝大多数部门和各级领导的支持和理解。

（四）在协调督办方面。在一些需要多部门、多单位参与的工作中，大多由办公室进行协调或牵头组织，如在我院举行的长治市防止传销进校园签名活动、沉痛悼念汶川地震灾区遇难者默哀仪式、长治市“全国文明城市”万人签名活动，牵头组织文艺演出；协助财务处迎接各种专项审计和财务检查；与宣传部、团委一起圆满完成了元旦文艺晚会演出，等等。

还有一些例行性的工作，如开学典礼、毕业典礼、军训汇报、新生入学报到、寒暑假假期安排、节日庆典活动、各附属医院的医院工作会，我们也进行了协调或组织。

此外，有多项工作职责界限尚不清楚，如健康教育、红十字工作、关工委工作、民事调解、教育支援工作、各种捐款捐物等，在没有主办部门的情况下，我们都牵头进行了落实。

在落实督办方面，对院长办公会议定事项、工作安排、五管要害部门节假日安全值班、领导交办事项等，我们都尽力督办落实。如；督查学生出早操、学生公寓供水问题、食堂卫生及饭菜价格问题。

（五）在完成领导交办的其它事项方面。由于办公室工作有着不可预见性和突发性的特点，有许多是领导交办的临时性工作，比如陪同上级领导检查视察、临时通知会议、准备应急性的文字材料、临时接待校内外的来访者、临时查阅各种文件档案等，对这些我们尽力做到了急事急办、特事特办、缓急有别，基本上保证了院领导的工作需要。

二、勤奋敬业，扎实工作，全面完成各项工作任务

学院办公室工作繁杂、琐碎，很多工作不可预测，也难以量化，常年处于加班状态，节假日也很少休息，工作难度和强度很大。但全办人员积极努力，克服困难，勤奋工作，保证了办公室工作的正常运转，全面完成各项工作任务。

1、秘书科全年起草印发各种文件126件，撰写、起草领导讲话稿、学校各类报告、总结、汇报材料或交流材料115万余字；作会议记录61场；整理各种文档29卷；文印室打印、复印各种材料10000余件，未发生重大公文差错。坚持编写全院大事记。为院报、省厅信息、高教信息和有关杂志编撰稿件39篇。积极开展电子政务的推行、管理和维护工作，在全省高校电子政务工作检查中，我院电子政务工作得到了省厅领导的高度评价。撰写的反邪教论文在全省反邪教学术交流中获二等奖。

2、机要科全年接收、处理、传阅文件1000余件，有的文件需要转发，有的文件需协调几个部门合作执行，基本上做到了件件有落实，为学院各方面工作的顺利开展提供了良好的条件。完成文件归档260份，材料1111册。全年用印2万余次，没有发生任何差错和事故，维护了印章的严肃性。

3、圆满地完成了各项接待工作和收发工作。全年接待各级领导来我院检查视察、专家教授学术交流170多人（次），接待参会人员及省歌舞团交响乐队300余人（次），主办全院性大型会议及文艺演出20余次。收发室日分发报纸80多种450多份，年分发杂志1825种，收发各种信函、汇款单79000余份，基本没有发生差错或责任事故，顺利完成了任务。

4、认真做好外事工作。完善了外教的相关手续，补办了外国专家证，报送了年度总结和年检报表。办理出国留学8人（次），办理因公出境1人次。为教育厅、长治市国家安全局、公安局出入境管理处提供出入境有关材料30余份。接待了美国来华专家3人次。协助和平医院举办中国高层心电论坛暨中美心血管疾病国际研讨会。

5、信息统计科全年完成国家教育部、省教育厅及长治市统计局卫生局等单位下发的各种统计报表5套，“全国第二次经济普查统计表”2套，相关统计分析3份，涉及各种数据4000多个；为学院有关部门收集、核实学院办学的基本数据近300个。与秘书科协作，完成信息编报53期，《高教信息》采用13期，《教育厅简报》采用2期，荣获省高教信息交流委员会颁发的“先进通讯集体”奖。

6、档案室收集整理党群、行政、教学、科研、财务等方面的文书档案6587卷，资料2473卷；将库存案卷目录4891卷、近三年的文件目录1530件和一些重要的照片、会议记录音录进行扫描、刻录，实施信息化建设。编制了《会议目录索引》、《组织沿革》、《档案利用效果实例汇编》、《发文汇集》等，编研工作取得明显成效。

7、车队加强车辆的调度与管理，注重车辆的维护与保养工作，全年安全行使30多万公里，事故率为零，为学院领导、各二级单位和院外客人提供了较好的车辆服务，为院内其它部门的车辆办理了年度审检、免税、保险、安全考核、通行证等有关手续。

三、加强自身建设，提高自身素质

1、加强学习，提高工作水平。一年来，我们坚持每周二下午的政治学习和周四下午的业务学习，认真学习贯彻党的十七大精神，学习党的基本理论和基本路线，学习法律、法规和政策，学习规章制度和岗位职责，不断提高政策水平、理论水平和分析及解决问题的能力。在业务方面，有5人（次）参加了业务培训，有4人参加了函授、自考等形式的学历教育。

2、加强班子建设，提高领导能力。一是抓好党员发展工作，培训入党积极分子1名，预备党员专政1名；二是坚持民主集中制原则，办公室的重要工作由集体研究决定，增强了工作的透明度；三是平时注意沟通情况，交流思想，统一认识，加强了班子成员之间的团结；四是明确分工，落实责任，调动了工作的积极性。

3、加强管理，提高服务质量。一是加强了办公室人员的作风建设，通过完善规章制度，落实工作责任制和规范工作程序等，提高工作效率。尤其是学习规章制度，加强作风建设，使办公室的工作作风有了明显转变；二是注意理顺工作中的各种关系，明确岗位职责，使大家既分工又协作，最大限度地发挥了各自的主观能动性和创造力，大大提高了工作效率。

在过去的一年里，在学院党政领导的高度重视和大力支持的工下，经过办公室全体同志的努力，我们取得了一些成绩，但按领导及工作的要求还有很大差距，主要体现在：一是组织、协调、服务还不到位；二是队伍整体素质还需进一步提高。在新的一年我们将弥补差距和不足，进一步提高服务质量和水平，力争让领导满意，让各部门满意。

2009年工作计划要点

2009年是完成“十一五”规划的关键之年，我们将坚持以科学发展观为指导，围绕学院的中心工作，认真履行办公室的四大职能，为全院整体工作的开展发挥应有的作用。

一、适应学校现代管理制度的要求，转变观念、转变职能、进一步改进工作方法和工作作风，不断提高服务质量

1、进一步加强电子政务系统的运用与管理，积极推动学院的电子政务建设，实现学校行政办公自动化，为公文流转无纸化打好基础。

2、通过认真落实“校长信箱”、“院领导接待日”等制度，强化综合协调能力和决策服务意识，当好校领导的参谋与助手。

3、加强调办文、办事、办会的审核与质量工作，围绕学校各阶段工作重点，加强督办，维护学校各方面工作秩序。

4、加强调查研究和信息收集，为教育厅和学院领导决策提供比较可靠的意见建议，力争在信息工作中再获先进。

5、按照党委和行政的要求，模范执行《进一步改进机关工作作风建设的意见》，把办公室建成优质服务的窗口。力争做到“五个一、六不让”。我们办公室人员的工作目标是：说好每一句话、办好每一件事、接好每一个电话、待好每一位来客、干好每一项工作；自觉做到不让领导交办的事项在我手中拖延、不让正在处理的事情在我手中积压、不让各种差错在我这里发生、不让来机关办事的同志在我这里受到冷落，不让任何小道消息在我这里传播、不让机关的形象在我这受到影响。

二、继续加强自身建设，完善办公室工作新机制，努力形成奋发有为、与时俱进、创新开拓的新型团队

1．进一步明确、理顺岗位职责，完善健全办公室运转的相关规章制度，提供管理规范化、现代化、高效率的必要条件。

2．继续实施“首问责任制”，提倡和形成“岗位分工与团队协同相结合”、分工不分家的工作模式。

3、加强办公室人员业务学习，尤其加强计算机、外语学习，不断提高自身素质和业务水平。努力提高素质，做到反映要快、思考要快、工作节奏要快，视别人高于自己、想别人胜过自己、学别人提高自己、为别人奉献自己，从而达到德高于人、识出于人的境界。

4、按照党委的要求，带头学习贯彻十七大精神和“三个代表”重要思想。坚持周三下午的政治学习和工作例会制度，认真学习党的路线、方针、政策，搞好工作讲评，确保各项工作的圆满完成。

三、根据学校年度各项工作目标，做好组织、协调、保障、参与工作，努力在学校内涵建设中发挥应有作用

1．按照学院党委、行政的要求，对制定出台的各项措施，加强催办督查工作。

2、配合有关部门加强对学院整体形象的宣传工作，增加对外报道的篇数，提高质量。

3、坚持以教学为中心，协助教学部门进一步转变观念深化教学改革，做好学校的本科教学工作。

4、协助科研处积极做好申硕工作，力争获得硕士单位授予权。

5．服务学校中心工作，认真履行“联络员”职责，细致做好校领导和广大师生的服务员，尤其要根据领导和学校决定做好有关督办、协调工作。

四、进一步做好外事工作，在中外合作交流方面取得新的突破

1．树立国际化办学目标，努力争取中外合作办学项目，持续扩大国际交流。

2．以伙伴拓展、类型丰富、影响提升为内涵，努力扩大国际合作与交流，探索国际性教育、科研、文化交流和留学生教育，不断扩大学校知名度和社会影响。

3．配合师资及其他有关部门，加大国外师资引进与本校教师出国进修力度，推进学校“双语”教学。

五、以规范有序为目标，加大学校档案工作科学化、规范化发展进程

1．积极向档案管理现代化、科学化方向迈进。制定档案工作暨现代化管理发展规划，努力建设“AAA”级档案

2、加强档案工作基本建设，为我校档案工作上等级打下坚实基础。按科技事业单位档案管理考评定级的考核细则要求做好各项工作；建立基建等档案案管理办法；做好2008年各部门档案预立卷的收集、归档、编目和检查工作；做好专兼职人员培训，专职档案工作人员参加上级部门有关档案信息化管理培训班；对兼职档案人员进行2-3次业务培训。

3、进一步加强档案信息的开发利用，力争将各类档案集中到校综合档案室，建立档案目录和资料目录，使综合档案室逐步成为学校档案资料信息中心，积极开展档案宣传工作，积极开展档案利用，着手编制多途径的检索工具；完成长治医学院大事记的编写工作。

六、积极做好接待、信访工作，以高度责任心完成校领导交办的其他工作，做好为学院、部门服务的各项工作

长治医学院办公室

二零零八年十二月五日